Dans l'article « Ce que BTS peut nous apprendre sur l’engagement des collaborateurs », nous avons vu que le premier pilier d'une expérience collaborateur réussie est un parcours fluide, cohérent avec les valeurs de l’entreprise et personnalisé. Cependant, pour améliorer le bien-être individuel et garantir que chacun se concentre sur ses missions, il est crucial de considérer l’environnement de travail, les outils et les processus mis à disposition. Ces éléments, s'ils sont bien conçus, permettent de libérer le potentiel des collaborateurs et d’optimiser l’efficacité de l’entreprise.
L'expérience au quotidien : un impact démontré sur la performance
Le deuxième pilier est l'expérience quotidienne des collaborateurs. À l'instar de la méthode KonMari (*) de Marie Kondo, il est temps de repenser le quotidien pour ne garder que ce qui apporte réellement de la valeur et éliminer ce qui crée une charge mentale et de travail inutile. L'amélioration des opérations permet de réaliser des gains tangibles en termes de temps et de productivité. Quatre axes principaux contribuent à cette amélioration :
- Optimisation des outils numériques : L'automatisation des tâches répétitives peut libérer 20 à 30 % du temps des collaborateurs, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La mise en place d'API réduit de 25 % le temps consacré aux tâches manuelles (Forrester 2020).
- Simplification des processus : En rationalisant et fluidifiant les processus, une entreprise peut libérer du temps pour des missions stratégiques. Selon une étude de SAGE (2017), 130 heures par an sont consacrées à des tâches administratives.
- Amélioration de l'espace de travail : Une organisation structurée des espaces de travail, avec des zones de silence, des espaces collaboratifs et de détente, réduit le stress et améliore la productivité. Steelcase indique que de tels environnements peuvent rendre les collaborateurs 15 % plus productifs.
- Flexibilité dans l'organisation du travail : Le télétravail et une meilleure gestion du temps sont des vecteurs de performance et de productivité, répondant aux aspirations des collaborateurs. Le télétravail doit être structuré pour réaliser à distance les tâches nécessitant concentration et réflexion, tout en gardant en présentiel les activités nécessitant le groupe.
La révolution numérique : les défis de la simplicité
La transformation numérique a supprimé de nombreuses contraintes et optimisé le travail en équipe, offrant une plus grande autonomie aux collaborateurs. Cependant, elle a aussi généré de nouvelles contraintes, comme la nécessité d'adaptabilité constante et la démultiplication des outils. Une étude du CIPD (2021) révèle que 56 % des employés estiment que le volume des tâches administratives a augmenté à cause des outils numériques. La digitalisation excessive peut également faire perdre le contact humain essentiel pour traiter des problèmes complexes et urgents.
Le poids de l’histoire : ce qui est utile, et ce qui ne l’est plus
Tout processus ou procédure mis en place l’a été pour une bonne raison, mais leur utilité continue est rarement remise en question. Cela mène à une multiplication des procédures internes et à un sentiment de « qualité empêchée » chez les collaborateurs, terme introduit par Yves Clot. Ce sentiment de ne pas pouvoir réaliser un travail de qualité génère frustration, découragement et perte de motivation.
L’utilité et la simplicité : une vision renouvelée de l’expérience au quotidien
CGI Business Consulting a aidé Sodexo à améliorer la qualité de vie au travail de plus de 6.000 collaborateurs en 11 semaines, en réalisant un diagnostic et en définissant une feuille de route claire. La démarche s'est appuyée sur la co-construction et un comité de simplification pour assurer la cohérence des actions avec les besoins réels des collaborateurs. Mickaël le Bohellec, Directeur Général Santé, Médico-Social et Sogeres Senior en témoigne en vidéo.
À l'image de Marie Kondo, il est temps de trier, simplifier et réorganiser pour ne garder que ce qui crée de la valeur et réduit la charge mentale. Créez un environnement où chacun peut donner le meilleur de lui-même.
(*) spécialiste du rangement et du « désencombrement », consultante et personnalité médiatique
A PROPOS DE L'EXPERT
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